Inbox Zero Methode

Der Begriff Inbox Zero stammt von dem Produktivitätsexperten Merlin Mann. Sehen Sie seinen original Google Tech Talk aus dem Jahr 2007 im nachfolgenden Video:

Inbox Zero als Zeitmanagement Schulung

Möchten Sie und Ihre Kollegen auch weniger Zeit als die durchschnittlichen 13 Stunden pro Woche auf die Bearbeitung von Emails verwenden? Dann ist unsere spezielle Inbox Zero Zeitmanagement Schulung sicher interessant für Sie. Mit unserer Inbox Zero Schulung lernen Sie, wie Sie Emails effektiv bearbeiten und mehr Zeit für Ihre Prioritäten gewinnen. So gelangen Sie nachhaltig und täglich zu einem leeren Emailpostfach. Klingt das zu gut um wahr zu sein? Dann erfahren Sie mehr! Unsere Trainings bieten wir auf Anfrage als inhouse Zeitmanagement Schulungen und Vorträge in deutsch und englisch an.


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Über unsere Inbox Zero Schulung als Inhouse Email Zeitmanagement Training

Emails nehmen oft über 25% des Arbeitstages in Anspruch. Mit unserem Inbox Zero Training gewinnen Sie Zeit zurück und erreichen mehr. Lernen Sie die bewährten Methoden und einfachen Techniken, um täglich eine aufgeräumtes Emailpostfach zu erreichen und vermindern Sie Stress durch die tägliche Emailflut.

Der Inbox Zero Workshop war klar durchdacht, praxisnah und die am besten investierte Zeit, die ich seit Jahren in Weiterbildungen erlebt habe.  (Wolfgang Herman, CFO, DHL Global Forwarding)

Lernziele Inbox Zero Training

Am Ende unseres Inbox Zero Trainings werden Sie

• keine Emails mehr in Ihrem Posteingang haben
• sich weniger gestresst fühlen und mehr erreichen
• wissen worauf es ankommt, um Ihre Emails zu managen
• klare und effektive Emails schreiben können

Ihr Referent

Ihr Inbox Zero Zeitmanagement Workshop Trainier ist Jörn Steinz (Jahrgang 1975). Herr Steinz hat Betriebswirtschaft in Aachen und Coventry studiert und verfügt über einen MBA der EADA Business School in Barcelona. Nach 15 Erfahrung in Unternehmen wie Degussa, Accenture, XING und der Freenet Group, hat er 2014 seine Weiterbildungsagentur SkillDay gegründet. SkillDay konzipiert effektive Weiterbildungsformate, die den Anforderungen des 2100 Jahrhunderts gerecht werden. Diese Formate reichen von einem einzelnen Keynote Speaker Vortrag bis zur Erstellung eines unternehmensspezischen Weiterbildungskatalogs und der unternehmensspezischen Organisation und Durchführung der kompletten betrieblichen Weiterbildung von Unternehmen (Managed Training)

Anfrage für Ihren Inbox Zero Zeitmanagement Workshop oder Vortrag

Wenn Sie die Inbox Zero Prinzipien ebenfalls in Ihrem Unternehmen einsetzen möchten stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Wir bieten Ihnen effektive dreistündige Zeitmanagement Workshops bei Ihnen vor Ort und auf deutsch und englisch. Nutzen Sie zur Kontaktaufnahme bitte bevorzugt unsere Email unter info@skillday.de

Die Inbox Zero Methode

Wir zeigen Ihnen hier die wesentlichen Elemente der Inbox Zero Methode, wie sie der Produktivitätsexperte Merlin Mann in seinem berühmten Google Tech Talk 2007 präsentiert hat. So können auch Sie es schaffen, täglich stressfrei zu einem leeren Email Posteingang zu gelangen. Wir stellen Ihnen das Inbox Zero System am Beispiel von Microsoft Outlook vor, aber Sie können die Prinzipien sicher mit nahezu jedem Emailanbieter anwenden. 

Automatische Filter anlegen

Filtern Sie automatisch unwichtige und nicht dringende Mails aus Ihren Posteingang. Allein durch diese Maßnahme wird sich die Anzahl neuer Mails in Ihrem Postfach in der Regel drastisch verringern.

Automatischer Filter von Newslettern und Emails mit Ihnen in CC als Empfänger

Emails, bei denen Sie als Empfänger in CC gesetzt sind, beinhalten in der Regel keine dringende und wichtige Aufgabe für Sie. Daher können Sie diese Mails automatisch in einen CC Ordner verschieben lassen und den Ordner gegebenenfalls abends einmal prüfen. Newsletter sind per se zumindest als nicht dringend zu betrachten. Es reicht daher, wenn Sie sich einmal pro Woche Zeit nehmen, Ihre wichtigsten Newsletter zu sichten.

Inbox Zero Methode nach Merlin Mann

Nachdem nun nur noch Emails für Sie in Ihrem Postfach laden sollten, können wir uns den eigentlichen Effektivitätsprinzipien von Merlin Mann widmen. Der Kern von Merlin Manns Inbox Zero Methode besteht darin, dass Sie jedes Mal wenn Sie ihr Emailpostfach öffnen eine von 4 Aktionen durchführen. Sie dürfen Emails also nicht weiterhin einfach nur „checken“, d.h. nichts machen außer ansehen. Die 4 Optionen, die Ihnen Merlin Mann vorschlägt sind.

1. Sofort bearbeiten / beantworten, wenn der Zeitaufwand dafür kleiner als 2 Minuten ist.
2. Terminieren: Für Emails, deren Bearbeitung mehr als 2 Minuten in Anspruch nimmt, setzen Sie sich einen Termin (z.B. täglich von 17.00h bis 17.30h). Markieren Sie dazu diese Emails oder verschieben Sie sie in einen entsprechenden Ordner.
3. Weiterleiten / delegieren
4. Ablage (archivieren) oder löschen

Die zugrundeliegende Philosophie des Inbox Zero Ansatzes ist es also, dass Sie jedes Mal wenn Sie Ihr Mailprogramm öffnen, aktiv eine Aktion durchführen, die darauf zielt Ihre Inbox zu leeren. Marlin Mann nennt dies „to actively drive your inbox to zero“. Es klingt einfach und das ist auch. Probieren Sie es einfach Mal drei Tage lang aus und überzeugen Sie sich von der Einfachheit und Effektivität der Methode.

Haben Sie weitere bewährte Tipps für ein effektives Emailmanagement? Dann lassen Sie es uns gerne in unserer Facebook Gruppe wissen. Wir freuen uns von Ihnen zu hören.

Die Inbox Zero Methode ist eine beliebtesten Lerninhalte in unserem Zeitmanagement Seminar, denn sie hilft jedem weniger Zeit mit der Bearbeitung von Emails zu verbringen. Wenn Sie als Unternehmen Ihre Mitarbeiter an einem Tag mit den wichtigsten Zeitmanagement Methoden vertraut machen möchten, ist unser inhouse Zeitmanagement Seminar eine lohnende Investition. Alternativ können wir Ihnen auch einen Zeitmanagement Vortrag mit Zach Davis empfehlen. Für etwaige Fragen und Wünsche stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Zusammenfassung der Inbox Zero Methode

Sie möchten die Kontrolle über Ihre Inbox zurückgewinnen und mehr agieren als reagieren. Dann probieren doch auch Sie die folgenden zwei einfachen Email Zeitmanagement Regeln für eine Inbox zero aus.

Inbox zero Regeln

1. Sie dürfen Ihre Email Inbox so oft am Tag „checken“ wie Sie wollen.
2. Reservieren Sie sich 25 Minuten am Ende Ihres Arbeitstags, um alle Ihre Emails des Tages in dieser Zeit oder schneller zu beantworten. 

Um Emails zu bearbeiten, stehen Ihnen nach der Inbox Zero Philosophie prinzipiell nur vier Optionen zur Verfügung:

1. Beantworten: Antworten Sie auf Emails so kurz wie möglich. Die 25 Minuten Regel führt dazu, dass Sie sich klar entscheiden müssen, was die Aussage der Email sein soll. Bringen Sie diese knapp auf den Punkt.
2. Archivieren: Nicht alle Emails müssen unmittelbar beantwortet werden. Legen Sie sich Ordner an und setzen Sie sich Emails auf Wiedervorlage.
3. Delegieren: Sie müssen nicht alles selbst erledigen. Nutzen Sie Ihr Team oder engagieren Sie sich einen virtuellen Assistenten.
4. Löschen

Warum funktionieren diese zwei einfachen Email Zeitmanagement Regeln?

Durch die Zeitbegrenzung auf 25 Minuten, entfaltet das Parkinsonsche Gesetz über die Wirkung von Deadlines seine Wirkung. Dieses Gesetz besagt:

„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

Dekativieren von Email Benachrichtigungen

Führen Sie zum Aktivieren oder Deaktivieren von Desktopbenachrichtigungen in Outlook die folgenden Schritte aus:

• Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
• Wählen Sie Optionen.
• Klicken Sie auf E-Mail.
• Aktivieren oder deaktivieren Sie unter Nachrichteneingang das Kontrollkästchen Desktopbenachrichtigung anzeigen.

Lust auf mehr Email Zeitmanagement Tipps?

Wenn Ihnen dieser Tipp zu Inbox Zero für ein effizientes Email Zeitmanagement gefallen hat und Sie mehr Methoden und Techniken zur Steigerung Ihrer Produktivität erhalten wollen, dann abonnieren Sie doch unseren kostenlosen Newsletter. In jedem Fall, viel Erfolg und machen Sie das Beste aus Ihrer Zeit!

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