Übersicht Zeitmanagement Methoden

Zeitmanagement Methoden und Tools in der Übersicht

Wie wir unsere Zeit verbringen

Jeden Tag bekommen wir 24 Stunden, um unser Leben zu leben und verbringen Sie durchschnittlich wie folgt:

Zeitmanagement Zeitverwendung

Wie Erwachsene durchschnittlich Ihre Zeit verbringen

Häufige / typische Symptome für Zeitmanagement-Probleme

  • Zuhause nicht „abschalten“ können
  • Häufig mit Gedanken nicht im Moment präsent sein
  • Unzufriedenheit über eigene Entwicklung
  • Keine Zeit für wichtige Projekte
  • Das Gefühl zu haben nicht genug zu erledigen / nicht alles schaffen zu können
  • Chaotische Tage
  • Viele offenen Enden (nicht abgeschlossene Vorhaben)
  • Verpassen der wirklich wichtigen Dinge
  • Stress, schlaflose Nächte …

Warum Sie Zeitmanagement Methoden kennen sollten

Zeitmanagement Methoden dienen dazu, dass Sie die Aufgaben schaffen, die für Sie wichtig sind und für Sie Bedeutung haben. Wir zeigen Ihnen hier, welche Zeitmanagement Methoden aus unserer Erfahrung heraus besonders gut funktionieren. Wir präsentieren Ihnen auf dieser Seite eine Vielzahl an Links zu weiterführenden Quellen. Einige der Links sind Affiliate-Links, d.h. wir erhalten gegebenenfalls eine Provision, falls Sie z.B. ein von uns empfohlenes Buch auf Amazon erwerben. Sie zahlen dadurch nicht mehr.

Zeitmanagement Methoden -zeitmanagement360.de

Zeitmanagement soll dazu führen, dass Sie die wichtigsten Dinge in Ihre tägliche Kiste (=24h) packen. (Icon Box von Canva.com)

Was Sie erwarten dürfen

  • Sie werden durch Zeitmanagement Methoden nicht mehr Zeit haben, aber Sie werden effektiver werden. Das heisst Sie werden mit weniger Aufwand und weniger Stress mehr erreichen.
  • Sie werden mehr agieren statt reagieren und somit mehr Selbstbestimmtheit erhalten.
  • Mehr Raum für Ideen gewinnen
  • Mehr Ruhe und Gelassenheit im Kopf
  • Mehr Zufriedenheit

Was erfordert Zeitmanagement?

  • Sie müssen nichts kompliziertes Neues lerne
  • Das meiste machen Sie wahrscheinlich schon
  • Vieles ist einfach gesunder Menschenverstand

Was Sie brauchen sind Prinzipien, Techniken und ein System.

Motivation und Ziele

Ziele geben Ihnen Fokus und Richtung. Sie ermöglichen Ihnen zu vergleichen und zu prüfen, ob Sie Fortschritte bei der Erreichung Ihrer Ziele machen. Dabei ist Aufschreiben und wöchentliche Kontrolle der Zeile ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die erfolgreiche Verfolgung der Ihrer Ziele.

Wie Sie Ziele definieren

Ziele sind die Resultate, die Sie mit Ihren Tätigkeiten erreichen wollen. Sie müssen klar definiert, messbar, erreichbar, relevant und zeitlich definiert sein. Lernen Sie wie Sie solche sogenannten smarten Ziele setzen. Formulieren Sie Ziel schriftlich und stellen Sie sich deren Erreichung konkret vor, um Sie nachhaltig zu motivieren und damit zu disziplinieren die Ziele zu verfolgen.

Gute Ziele sind SMART

S – Specific​
M – Measurable​
A – Attainable​
R – Relevant​
T – Time Bound

Beispiele:

S Specific / Spezifisch​
Statt: Die Teilnehmer lernen im Seminar Ihre Emails effizienter zu bearbeiten.​
Besser: Am Ende des Trainings, können alle Teilnehmer die Inbox Zero Methode selbstständig anwenden.​

M Measurable / Messbar bzw. überprüfbar​
Statt: Die Teilnehmer verbringen weniger Zeit mit der Bearbeitung von Emails.​
Besser: Die Teilnehmer verbringen täglich maximal 30 bis 60 Minuten mit der Bearbeitung von Emails.​

A Accepted / Akzeptiert – Formulieren Sie Ziele attraktiv und so, als ob Sie bereits erreicht worden wären.​

R Relevant + Realistic​

T Time Bound / Terminierbar (Parkinsosche Gesetz)​
Statt: Die Teilnehmer werden Ihre Woche planen​
Besser: Bis montags 12.00h, haben alle Teilnehmer Ihren Wochenplan formuliert

Ziele planen

Meilensteine, Happen, Dominoeffekt

Nutzen Sie Meilensteine, um die Verfolgung Ihrer Ziele im Detail zu konkretisieren. Teilen Sie Ihr Oberziel in viele kleine, verdauliche tägliche Happen auf. Fragen Sie sich stets, welche kleinen Ziele die Sie verfolgen, am meisten zu der Erreichung Ihrer großen Ziele beitragen.

The One Thing: Zur Präsentation

Wichtige Prinzipien um Prioritäten zu setzen

Von der Effizienz zur Effektivität => Was sind die Aufgaben, die am meisten zum angestrebten Ergebnis beitragen?

  • Effizienz = die Dinge richtig tun​
  • ​Effektivität = die richtigen Dinge tun

1) 80/20 Regel (auch bekannt als das Paretoprinzip)

Das Paretoprinzip besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse benötigen mit 80 % die meiste Arbeit.​

Pareto untersuchte die Verteilung des Bodenbesitzes in Italien und fand heraus, dass ca. 20 % der Bevölkerung ca. 80 % des Bodens besitzen.​

Es sind aber auch beliebige andere Verteilungen möglich, bei denen beispielsweise 50 Prozent der Bemühungen zu 90 Prozent der Wirkung führen. Wichtig ist die Erkenntnis, dass extreme Ungleichverteilung die Norm darstellt.​

Weitere Beispiele für den Pareto Effekt:

  • 20% der Kunden machen 80% des Umsatzes aus
  • 20% unserer Kleidung tragen wir innerhalb 80% unserer Zeit​
  • 20% des Teppichs in einer Wohnung weisen 80% der Gesamtnutzung auf​
  • 20% der Mitmenschen verursachen 80% der Probleme, Unfälle, Streitereien…

Pareto in seiner extremsten Form: Was ist die EINE Sache, die am meisten zu meiner Zielerreichung beiträgt. Diesen Monat, diese Woche, heute, die nächste Stunde? Lesenswertes Buch dazu: The One Thing

2) Unterscheidung zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit (Eisenhower Tableau)

Wir verbringen über 50% unserer Zeit mit Dingen die dringend, aber nicht wichtig sind. Ideal wäre hingegen, wenn wir uns kontinuierlich um wichtige Dinge kümmern, bevor sie dringend werden. 

Planung

1) Wochenplanung

  • Nach dem Kieselprinzip:

2) Methoden zur Tagesplanung

  • The One Thing Frage / Dreierregel

Work smarter not harder

  • Prioritäten (Pareto + Eisenhower)​
  • Planung und Time Blocking​
  • Nächste Schritte direkt entscheiden
  • 2 Minuten Regel für 70% aller Emails
  • Eine Aufgabe zu einer Zeit – Fokus statt Multitasking​
  • Deadlines (Parkinsonsche Gesetz): Stets Deadlines für Ziele und Aufgaben bestimmen, denn nach Parkinson dehnt sich Arbeit genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.” ​
  • Arbeiten in Blöcken / Sprints (Pomodoro)​
  • Minimierung von Unterbrechungen (Makers Time / effektive Stunden)​

  • Zusammenfassung gleichartiger Aufgaben, (z.B. Telefonate) ​
  • Planung wiederkehrender Aufgaben​
  • Checklisten für wiederkehrender Aufgaben​
  • Die Macht der Gewohnheit
  • Inbox Zero

Download als Din A4 PDF über Dropbox

Zeitmanagement Methoden für effektives Emailmanagement

  • Inbox Zero Prinzipien ​
  • 2 Minuten Regel​
  • Benachrichtungen deaktivieren und hinterfragen​
  • Email Ordnersystem (Aktion, Warten, Referenz, Ablage) für jedes Hauptprojekt​
  • Betreffzeile: FYA, FYI, EOM, Aufmerksamkeit & Inhalt​
  • Regelmäßige Emails immer gleicher Betreff, nur Aktualisierung des Datums, JF mit Datum
  • Automatische Emailfilter anlegen für CC Mails (kein To-do) und Newsletter

Der berühmte Inbox Zero Talk von Merlin Mann bei Google

Prinzipien für effektive Meetings

  • Kein Meeting ohne Agenda​
  • Angestrebte Resultate vorab per Mail kommunizieren​
  • Reihenfolge der Agenda Punkte nach Prioritäten festlegen​
  • Teilnehmer: Wer wird für die Entscheidung benötigt​
  • Timing der Agenda Punkte und Zeitplan​
  • Teilnehmer gegebenenfalls punktuell hinzukommen lassen​
  • Welche Informationen werden im Vorfeld benötigt?​
  • Uhrzeit: Meetings gegebenenfalls erst nach 15.00h​ (nach der „Makers Time“)
  • Zusammenfassung der Ergebnisse

Zeitmanagement Methoden um Aufschieberitis zu vermeiden

  • Kritisch hinterfragen, ob Sie Aufgaben aufschieben​
  • Prüfen warum Sie Aufgaben aufschieben​
  • Anderen von Ihren Zielen erzählen​
  • Stellen Sie sich die negativen Konsequenzen vor, wenn Sie die Aufgabe nicht erledigen​
  • Teilen Sie die Aufgabe in viele kleinen Unteraufgaben und belohnen Sie sich für Erledigungen​
  • Schaffen Sie Routinen und Gewohnheiten​
  • Disziplin
  • The One Thing​
  • Klarheit / eine Entscheidung über den nächsten konkreten Schritt treffen
  • Prinzip von Pain und Pleasure (Verstärkung von Verhalten)
Don´t break the chain vorlage

Eine Vorlage zum Ausdrucken und Aufhängen finden Sie unter 4Wochen.de

Nützliche Tools für Ihr Zeitmanagement​

Interesse an Zeitmanagement Trainings? Sprechen Sie uns gerne unverbindlich an!

Wir bieten unser Zeitmanagement Seminar sowohl regelmäßig als offene Schulung in vielen deutschen Städten an, sowie als Inhouse Workshop für Unternehmen. Sie können unsere Zeitmanagement Schulung sowohl als Halbtags- und als Tagesschulung buchen.