Wie man eine Meeting Agenda schreibt: Vorlagen und Beispiele
Wenn wir ehrlich sind, würden die meisten von uns die Meeting Agenda einer Besprechung wahrscheinlich nicht als das nennen, was unser Herz höher schlagen lässt. Wenn Sie jedoch hoffen, dass Ihre Besprechungen produktiv sind und zu den gewünschten Ergebnissen führen, dann ist Ihre Tagesordnung ein entscheidender Faktor.
Wenn sie richtig gemacht ist, sorgt eine Meeting Agenda dafür, dass Sie und Ihr Team vorbereitet, konzentriert und motiviert auf ein bestimmtes Ziel hinarbeiten. Wenn sie nicht gut gemacht ist, werden Sie die Besprechung wahrscheinlich mit einem demotivierten (und möglicherweise verwirrten) Team, ein paar vergeudeten Stunden und einem mühsamen Kampf um die Erledigung der anstehenden Aufgabe beenden.
Wenn Sie Ihre eigene Sitzungsvorbereitung verbessern und insbesondere die Kunst des Verfassens einer perfekten Meeting Agenda erlernen möchten, haben wir für Sie das Richtige. In diesem Artikel gehen wir im Detail darauf ein, was genau eine Meeting Agenda ist, warum eine Agenda so wichtig für den Erfolg Ihrer Besprechung ist, wie man eine effektive Agenda schreibt und was in eine Besprechungsagenda gehört. Außerdem bieten wir Ihnen in unserem Online Zeitmanagement Seminar eine Vielzahl von Agenda-Vorlagen für jede erdenkliche Art von Besprechung, vom OKR Workshop bis hin zum Townhall.
Warum Sie eine Besprechungsagenda brauchen (was an unproduktiven Besprechungen falsch ist)
Wir alle haben sie schon erlebt – diese „Freestyle“-Besprechungen ohne Tagesordnung, bei denen die Ideen wie der billigste Champagner flossen. Sie haben gelacht. Vielleicht haben Sie vor lauter Lachen ein paar Dinge aufgeschrieben. Wahrscheinlich haben Sie eine Menge Kaffee getrunken. Jemand verteilte ein paar Kekse. Am Ende brauchten Sie dringend ein Nickerchen.
Aber was hatte das Treffen eigentlich gebracht? Können Sie sich daran erinnern?
Es ist zwar unbestritten, dass eine Besprechung, bei der man sich frei austauschen kann, der Ideenfindung und dem Zusammenhalt im Team förderlich ist, doch ist es sehr unwahrscheinlich, dass eine Besprechung ohne Prioritäten, vordefinierte Ziele und abgestimmte Erwartungen die vom Team gewünschten Ergebnisse bringt. Und warum? Weil die Bedürfnisse nicht erkannt worden sind.
Auch wenn Sie vielleicht versucht sind, die Tagesordnung wegzuwerfen und Ideen in einer freieren Umgebung zu entwickeln (und wer liebt nicht einen Koffeinrausch mit anschließendem Mittagsschlaf?), ist es wichtig, die sehr realen und wertvollen Funktionen von Besprechungsplänen für Sie und Ihr Team zu erkennen.
Hier sind nur einige der Vorteile einer schriftlichen Tagesordnung:
Abgleich der Erwartungen
Wenn alle Teilnehmer über eine Tagesordnung verfügen, ist von Anfang an klar, was behandelt wird, was vom Team erwartet wird und wie viel Zeit für die einzelnen Aktionspunkte eingeplant ist. Auch wenn dies nicht sehr aufregend klingen mag, lässt die Abstimmung der Erwartungen des Teams durch möglichst detaillierte Informationen über die Besprechung weniger Raum für Ängste (d. h. es gibt keine bösen Überraschungen) und stellt sicher, dass alle auf derselben Seite stehen, wenn sie im Besprechungsraum erscheinen.
Ermöglicht die Vorbereitung
Wenn die Teammitglieder eine Tagesordnung haben, wissen sie, worauf sie sich vorbereiten müssen. Sie können mögliche Lösungen oder Ideen für ein Problem notieren, Fragen vorbereiten, um das Problem besser zu verstehen, oder das Thema recherchieren. Wenn die Teammitglieder in Bezug auf bestimmte Tagesordnungspunkte markiert sind, wissen sie auch, dass der Organisator der Sitzung von ihnen erwartet, dass sie mit Ideen oder Lösungen für dieses bestimmte Thema kommen. Ohne eine Tagesordnung wissen die Teammitglieder nicht, was von ihnen im Einzelnen erwartet wird oder was sie allgemein vorbereiten können, um die Besprechung zu einem erfolgreichen Ergebnis zu führen.
Fördert die Teilnahme
Wie wir gesehen haben, gibt eine Tagesordnung den Teammitgliedern Zeit, sich auf die Besprechung vorzubereiten. Wenn die Teammitglieder vorbereitet sind, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich beteiligen und das Gelernte weitergeben, deutlich höher. Diejenigen, die mit bestimmten Aufgaben betraut wurden, werden ebenfalls ihren Beitrag leisten, und Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass das gesamte Team im Allgemeinen mehr Energie hat, wenn die Diskussion einen klaren Schwerpunkt hat.
Hält den Fokus aufrecht
Dies ist vielleicht einer der offensichtlichsten Gründe für das Verfassen und Einhalten einer Tagesordnung: Die Teammitglieder konzentrieren sich eher auf das Thema, um das es geht. Wenn die Tagesordnung auch ein klares Ergebnis oder eine Entscheidung vorschreibt, hat das Gespräch ein Ziel, und es ist weniger wahrscheinlich, dass der Einzelne vom Thema abschweift. Sie können auch sehen, wie viel Zeit für das Thema vorgesehen ist, und müssen keine endlose Diskussion befürchten. Wenn alle Teilnehmer die Tagesordnung im Voraus einsehen können, ist es außerdem unwahrscheinlicher, dass sie die Diskussion über ein Thema mit einem Thema unterbrechen, das sie noch weiter diskutieren möchten (aus Angst, dass es vergessen oder zurückgestellt wird), da sie es bereits auf der Tagesordnung sehen können.
Wichtige Themen werden abgedeckt
Wie oft haben Sie schon vergessen, etwas Wichtiges anzusprechen, weil Sie vergessen haben, es aufzuschreiben? Mit einer Tagesordnung ist das kein Problem mehr. Wenn etwas vergessen wurde, können die Teammitglieder darum bitten, es auf die Tagesordnung zu setzen, bevor die Sitzung beginnt.
Erleichtert die Nachbereitung
Für diejenigen, die nicht an einer Besprechung teilnehmen können, und für diejenigen, die zwar teilgenommen, aber Teile der Besprechung vergessen haben, ist eine Tagesordnung eine schnelle Erinnerung an die behandelten Themen. Darüber hinaus gibt es zahlreiche Besprechungswerkzeuge, mit denen der Gastgeber der Besprechung Notizen, Links und andere relevante Dokumente oder Ressourcen an die Tagesordnung anhängen kann, so dass jeder, der zu der Besprechung eingeladen wurde (auch diejenigen, die hätten teilnehmen sollen, aber nicht anwesend waren), die Ergebnisse von Entscheidungen einsehen oder mehr über die besprochenen Themen lesen kann. Dies erleichtert die Nachbereitung von Themen, da diejenigen, die an der Besprechung teilgenommen haben, keine Zeit damit verschwenden müssen, die Gespräche für diejenigen zu wiederholen, die nicht teilgenommen haben.
Was ist eine Tagesordnung für eine Teambesprechung?
Eine Standard-Agenda für Teamsitzungen ist im Wesentlichen eine Sammlung von Themen, die während einer Sitzung behandelt werden müssen. Die Tagesordnung enthält in der Regel eine Liste der Diskussions- oder Aktionspunkte in der Reihenfolge, in der sie erörtert werden sollen, und bei besonders langen Sitzungen kann die Tagesordnung auch bestimmte Zeiten oder Zeitrahmen für jeden zu behandelnden Punkt enthalten.
Gegebenenfalls wird der Name des Teilnehmers, der jeden Abschnitt leitet, in die Tagesordnung aufgenommen, ebenso wie eine Liste mit den Namen aller Sitzungsteilnehmer. Auch die Angabe der Ziele einer Besprechung ist ein äußerst wertvoller Zusatz zu jeder Tagesordnung und sollte als bewährte Praxis angesehen werden, um die Erwartungen abzustimmen und die Teammitglieder in die Lage zu versetzen, sich besser auf die anstehende Aufgabe vorzubereiten.
Wie Sie eine effektive Tagesordnung für eine Besprechung erstellen
Bevor Sie mit der Planung Ihrer Besprechung beginnen, sollten Sie einige Punkte beachten, um sicherzustellen, dass Sie alle wichtigen Punkte berücksichtigt haben.
1. Was sind die Ziele der Besprechung?
Die Festlegung des Ziels bzw. der Ziele Ihrer Besprechung ist so ziemlich der wichtigste Teil Ihrer Tagesordnung, sowohl für Ihre eigene Planung als auch für die Abstimmung der Erwartungen des Teams. Alles andere, was Sie in Ihre Tagesordnung aufnehmen, sollte sich auf das Erreichen dieses gewünschten Ergebnisses beziehen. Sobald Sie wissen, was Ihr Ziel ist, haben Sie eine viel klarere Vorstellung davon, was Ihre Tagesordnung (und die Besprechung selbst) sonst noch enthalten muss, um es zu erreichen.
2. Was ist für das Team wichtig?
Bei der Planung Ihrer Besprechung lohnt es sich, ein Gespräch mit den anderen Teammitgliedern zu führen, die an der Besprechung teilnehmen werden. Sie haben Ihr Thema und hoffentlich auch das gewünschte Ergebnis bereits im Kopf, aber vielleicht haben Sie das Thema nicht aus allen Blickwinkeln und Perspektiven betrachtet. Unterhalten Sie sich deshalb mit den anderen Teammitgliedern und fragen Sie sie, ob es etwas gibt, das ihrer Meinung nach (im Zusammenhang mit dem Thema) besprochen werden muss. Es ist viel wahrscheinlicher, dass sich Ihr Team während der Besprechung engagiert, wenn seine Bedenken ernsthaft berücksichtigt werden.
3. Welche Fragen müssen gestellt werden?
Anstatt sich nur auf ein Thema oder mehrere Themen zu konzentrieren, ist es eine gute Idee, während der Besprechung Fragen zu stellen. Es ist unwahrscheinlich, dass Sie alle Antworten kennen, und dies ist eine großartige Gelegenheit, die Ideen und das Wissen Ihres Teams zu nutzen, während alle an einem Ort sind und sich auf das vorliegende Thema konzentrieren. Wenn Sie Ihre Fragen in der Tagesordnung aufführen, haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Antworten und Lösungen lange vor Beginn der Besprechung zu überdenken und zu recherchieren – eine weitaus produktivere Alternative, als spontan Fragen in den Raum zu werfen und auf das Beste zu hoffen.
4. Was ist das gewünschte Ergebnis der einzelnen Aufgaben?
Wenn Sie für jeden Aktionspunkt das gewünschte Ergebnis festlegen, können sich die Besprechungsteilnehmer darauf besinnen. Sie müssen hier nicht zu sehr ins Detail gehen, aber wenn Sie ein paar Notizen machen, um das bestmögliche Ergebnis zu beschreiben, sind alle auf derselben Seite. Ein Beispiel könnte sein:
Aktionspunkt: „Präsentation der Website-Verkehrsstatistiken des letzten Monats“. Zweck: „Austausch von Informationen“. Ergebnis: „Verstehen, warum das passiert ist, und lernen, wie wir das im nächsten Monat verbessern können.“
5. Wie viel Zeit haben Sie?
Es klingt so einfach, aber es ist erstaunlich, wie selten man eine Agenda sieht, die für jeden Punkt einen geschätzten Zeitrahmen enthält. Wenn Sie Ihrem Team eine Vorstellung davon geben, wie viel Zeit Sie für die einzelnen Punkte aufwenden möchten, hilft das nicht nur dabei, die Erwartungen an die Besprechung zu steuern, sondern ist auch ein klarer Hinweis auf die Bedeutung der einzelnen Punkte im Kontext der gesamten Besprechung.
6. Wer sollte jeden Punkt leiten?
Einige Teammitglieder werden wahrscheinlich mehr über bestimmte Themen wissen als Sie oder der Rest des Teams. Wenn Sie jedoch ein anderes Teammitglied mit der Leitung einer Diskussion betrauen möchten, ist es wichtig, dass Sie sie rechtzeitig darüber informieren, was von ihnen erwartet wird. Auf diese Weise haben die einzelnen Personen Zeit, sich vorzubereiten, und alle anderen wissen, an wen sie sich mit Bedenken oder Fragen zum Thema wenden können, bevor die Sitzung beginnt, damit auch diese angesprochen werden können. Es lohnt sich auch, die Aufgabe, das Protokoll zu schreiben, für jede Sitzung einem anderen Teammitglied zu übertragen, damit diese Aufgabe nicht übersehen wird oder jede Woche bei derselben Person landet.
Was sollte in eine Tagesordnung für eine Besprechung aufgenommen werden?
Im Folgenden finden Sie eine kurze Übersicht darüber, was Sie in eine universell einsetzbare Besprechungsagenda aufnehmen sollten:
- Zweck, Ziele und Zielsetzungen der Besprechung
- Zu besprechende Punkte, einschließlich der Zeit, die für Fragen nach jedem Punkt vorgesehen ist
- Zeitrahmen für jeden Punkt (einschließlich Fragen im Anschluss)
- Name der Person, die jeden Aktionspunkt leitet
- Abschließende Fragerunde
- Kurze Feedbackrunde zum Treffen
- Zeitfenster für eine Zusammenfassung aller besprochenen Punkte, einschließlich der erreichten Schlussfolgerungen und der getroffenen Entscheidungen
- Zeitfenster für die vereinbarten nächsten Schritte (einschließlich des für die einzelnen Aufgaben zuständigen Teammitglieds)
Wir hoffen, dass wir Ihnen mit unserer Übersicht über Tagesordnungen nicht nur wertvolle Einblicke in die optimale Planung Ihrer Sitzungen geben konnten, sondern auch, warum das Verfassen einer klaren und zielgerichteten Meeting Agenda die produktivste Sitzung für Sie und Ihr Team gewährleistet. Wie wir gesehen haben, wird die Zeit, die Sie sich für die Vorbereitung Ihres Teams und die Darstellung Ihrer Ziele und Absichten nehmen, dafür sorgen, dass Ihre Besprechungen lebendig bleiben, Ihr Team motiviert ist und Sie letztendlich das erhoffte Ergebnis erzielen.