Selbstmanagement für Führungskräfte · Halbtag inhouseWenn alle Aufgaben an einem Ort sichtbar sind,
führt es sich leichter.Und Sie entscheiden in Ruhe, was heute wirklich dran ist.
Ein halber Tag zum Aufgabenmanagement: Sie lernen zwölf bewährte Methoden kennen, sehen im direkten Vergleich, wofür sich welche eignet, und probieren sie an Ihren echten Aufgaben aus. So finden Sie Ihren eigenen Weg – und Ihr Führungsteam eine gemeinsame Sprache.
Was Sie im Selbstmanagement für Führungskräfte lernen
Es geht um Werkzeuge. Die allgemeinen Fragen des Selbst- und Zeitmanagements bleiben bewusst im Hintergrund.
Überblick verschaffen
Zwölf Zugänge kurz vorgestellt – mit dem, wofür sich jeder besonders eignet.
Den eigenen Weg finden
Jede Führungskraft wählt die Methode, die zur eigenen Rolle passt.
Später vertiefen
Wer mag, geht bei anderer Gelegenheit in die Umsetzung – Tag zwei ist optional.
Viele Kanäle, ein Weg durch Ihre Aufgaben
Fast alle Methoden folgen derselben Bewegung: sammeln, klären, sichtbar halten. Eine davon arbeitet mit sechs festen Optionen – jeder Punkt, der Ihre Aufmerksamkeit bekommt, bekommt genau eine davon.
Ablauf des Halbtags
Drei Blöcke in vier Stunden: der Blick auf die eigene Lage, der Schnelldurchlauf durch zwölf Methoden, die Entscheidung für den eigenen Weg.
Sichten
Wo Ihre Aufgaben heute ankommen – und wo der Überblick verloren geht.
Leeren
Inbox Zero und Outlook Best Practices, direkt am eigenen Postfach.
Vergleichen
Zwölf Methoden im direkten Vergleich, kurz und ehrlich eingeordnet.
Entscheiden
Der eigene Weg, drei Team-Vereinbarungen, zwei Termine im Kalender.
Überblick gewinnen, Postfach leeren
Ihre Kanal-Landkarte und der erste geleerte Eingang.
Die Kanal-Landkarte Ihres Führungsteams
Wir zeichnen auf, über welche Wege Aufgaben bei Ihnen ankommen: Postfächer, Chat, Zuruf im Flur, Telefon, Protokolle, Papier und eigene Ideen. Sobald alles auf einer Fläche steht, wird sichtbar, dass die Belastung aus der Zahl der Kanäle entsteht.
Inbox Zero: vier Optionen für jede E-Mail
Jede E-Mail bekommt genau eine von vier Optionen – beantworten unter zwei Minuten, delegieren, terminieren oder archivieren. Sie wenden das direkt auf Ihr eigenes Postfach an.
Best Practices in Microsoft Outlook
Dazu die Handgriffe, die den größten Unterschied machen: Aufgaben und Kategorien sinnvoll nutzen, die Ordnerstruktur radikal vereinfachen, Regeln und QuickSteps für wiederkehrende Mails, Nachverfolgung für Delegiertes und feste Zeitblöcke für die Bearbeitung.
Ergebnis: Ihre Kanal-Landkarte liegt vor Ihnen – und Ihr Posteingang ist zum ersten Mal leer.
Zwölf Methoden im Vergleich
Jede kurz gezeigt, an einem Beispiel ausprobiert und ehrlich eingeordnet.
Sechs Wege, Aufgaben zu erfassen und zu organisieren
- Eingangskorb-Prinzip – ein Eingang, täglich geleert. Sofort wirksam; verlangt eine feste Zeit im Kalender.
- Sechs Optionen für jeden Punkt – sammeln, klären, organisieren, durchsehen, erledigen – mit Aufgaben-, Projekt- und Eines-Tages-Liste. Sehr vollständig; der Einstieg braucht ein paar Wochen.
- Aufgaben im E-Mail-Programm – etwa Aufgaben und Kategorien in Microsoft Outlook. Alles bleibt in der gewohnten Umgebung; für den gemeinsamen Blick kommt ein zweites Werkzeug dazu.
- Gemeinsame Aufgabenboards – zum Beispiel Planner in Microsoft Teams. Das Führungsteam sieht den Stand jederzeit; die Pflege braucht klare Regeln.
- Kanban-Board, analog oder digital – Spalten von „zu tun“ bis „fertig“, mit Obergrenze für parallele Arbeit. Macht Überlast sichtbar; braucht Platz und Rituale.
- Analoge Journal-Methoden – Notizbuch mit Index, Monatsübersicht und kurzen Stichpunkten. Flexibel und ohne Technik; am stärksten für die persönliche Planung.
Sechs Wege zu priorisieren und zu fokussieren
- Eisenhower-Prinzip – Wichtiges von Dringendem unterscheiden.
- ABC-Analyse – Aufgaben in drei Wertigkeiten sortieren.
- Pareto-Prinzip – die wenigen Aufgaben finden, die den größten Teil der Wirkung tragen.
- Rock-Prinzip für die Woche – die großen Steine zuerst einplanen, bevor der Kalender voll ist.
- Ivy-Lee-Methode für den Tag – abends sechs Aufgaben notieren, geordnet, und morgens von oben abarbeiten.
- Zeitblöcke und Sprints – konzentrierte Arbeitsphasen als Termin mit sich selbst.
Genannte Methoden-, Produkt- und Markennamen gehören ihren jeweiligen Inhaberinnen und Inhabern und dienen hier allein der Beschreibung der Inhalte. Eine Zertifizierung oder Partnerschaft ist damit nicht verbunden.
Ergebnis: Sie kennen zwölf Methoden aus eigener Anschauung und wissen, welche zu Ihrer Arbeitsweise passt.
Eigener Weg und Vereinbarungen im Team
Aus dem Überblick wird eine Entscheidung – individuell und gemeinsam.
Ihr persönlicher Startpunkt
Jede und jeder wählt eine Methode für die nächsten vier Wochen und legt drei Dinge fest: den Ort für den Eingangskorb, die tägliche Zeit zum Klären und den Termin für den Wochenrückblick.
Produktive Gewohnheiten
Damit der Vorsatz den Alltag überlebt, formulieren Sie Wenn-dann-Regeln: Wenn ich den ersten Kaffee geholt habe, schreibe ich meine Tagesliste. Kleine Auslöser, die eine Routine tragen.
Drei Vereinbarungen für das Führungsteam
Viele Aufgaben entstehen zwischen Ihnen. Deshalb schließt der Halbtag mit Absprachen, die für alle gelten: über welchen Kanal Aufträge kommen, wie schnell eine Rückmeldung erwartet wird und wo der gemeinsame Stand sichtbar ist.
Ergebnis des Halbtags: Jede Führungskraft geht mit einer gewählten Methode und zwei Terminen im Kalender heraus, das Team mit drei schriftlichen Vereinbarungen.
Vertiefung bei anderer Gelegenheit
Vier bis sechs Wochen später, wenn alle den gewählten Weg erprobt haben.
Zwischenbilanz, Feinschliff am eigenen System und der Aufbau eines gemeinsamen Boards für das Führungsteam. Dazu die Themen, die über die Werkzeuge hinausgehen.
Ihr Ergebnis nach dem Halbtag
Ein Eingang für alles
Sie wissen jederzeit, wo eine neue Aufgabe landet. Zwischen den Kanälen geht nichts mehr verloren.
Eine Methode, die zu Ihnen passt
Sie haben zwölf Zugänge gesehen und sich bewusst für einen entschieden.
Ein gemeinsamer Blick
Ihr Führungsteam arbeitet mit denselben Regeln und sieht auf einer Fläche, woran gearbeitet wird.
Gut zu wissen
Bitte bringen Sie einen Laptop mit. Wenn Sie zeigen möchten, wie Sie Ihre Aufgaben heute führen, hilft das beim Vergleich; Voraussetzung ist es nicht. Gut arbeitet die Gruppe in einer Größe von sechs bis vierzehn Personen, vor Ort oder online.
Jörn Steinz (MBA)
Bevor er andere trainierte, hat er seinen eigenen Arbeitstag sortieren müssen. Als Consultant bei Accenture und als Manager in der Unternehmensentwicklung der XING AG liefen Projekte, Kundentermine und Zuarbeiten parallel – mit einem Postfach, das morgens voller war als am Abend zuvor.
Daraus speist sich dieser Halbtag: Handgriffe, die sich im Tagesgeschäft bewährt haben, und ein ehrlicher Blick darauf, was eine Methode im Alltag kostet. Seit 2012 trainiert er mit SkillDay Fach- und Führungskräfte in Unternehmen und Organisationen.
Fragen zum Selbstmanagement für Führungskräfte
Für wen eignet sich der Halbtag?
Für Führungskräfte und Führungsteams, bei denen Aufgaben über viele Kanäle ankommen. Vorkenntnisse sind nicht erforderlich.
Welche zwölf Methoden werden vorgestellt?
Zum Erfassen: Eingangskorb-Prinzip, sechs Optionen für jeden Punkt, Aufgaben in Microsoft Outlook, gemeinsame Aufgabenboards, Kanban und analoge Journal-Methoden. Zum Priorisieren: Eisenhower, ABC, Pareto, Rock-Prinzip, Ivy-Lee und Zeitblöcke.
Geht es auch um Selbst- und Zeitmanagement allgemein?
Der Halbtag konzentriert sich auf Werkzeuge. Energiekurve, Umgang mit Unterbrechungen und OKR gehören zum optionalen Vertiefungstag.
Was sollte ich mitbringen?
Einen Laptop und, wenn vorhanden, Ihre aktuelle Aufgabenliste in der Form, in der Sie sie heute führen.
Gibt es eine Vertiefung danach?
Ja. Vier bis sechs Wochen später vertieft ein optionaler Tag den gewählten Weg und richtet ein gemeinsames System für das Führungsteam ein.
Vor Ort oder online, Deutsch oder Englisch?
Alles möglich. Der Halbtag läuft als Inhouse-Termin bei Ihnen vor Ort oder online, auf Deutsch und auf Englisch.
Könnte das auch Ihrem Team helfen?
Sprechen wir unverbindlich darüber, wie ein Halbtag zum Aufgabenmanagement bei Ihnen aussehen könnte. Inhalte, Beispiele und Dauer passen wir an Ihre Themen an.
SkillDay · Hamburg · jsteinz@skillday.com · +49 (0) 175 566 4329