Effektive Meetings für große Sprünge
Wenn es auch in Ihrem Unternehmen Jour Fixe gibt, sollten Sie diesen Artikel lesen. Patrick Thean hat Meetings wissenschaftlich in des USA untersucht und dabei festgestellt, dass durchschnittlich 70% – 80% der Meetingzeit mit Statusbesprechungen verbraucht werden und daher nur 20% bis 30% der Zeit für die Lösung von Problemen genutzt werden können. Offensichtlich wäre ein umgekehrtes Verhältnis effektiver und daher hat Thean in seinen Buch Rhythm folgendes einfache System für effektive Meetings entwickelt.
Wozu sollten effektive Meetings dienen?
Meetings sollten stets ein Mittel zur Zielerreichung sein. Dienen Meetings nicht dazu das Unternehmen erfolgreicher zu machen, sind sie wahrscheinlich überflüssig. Thean empfiehlt Meetings in die drei Kategorien Thinking, Planning und Doing zu unterteilen und den Meetingkalender so zu strukturieren, das die Erreichung der durch die strategische Planung erarbeiteten 13 Wochenzielen (Quartalszielen) unterstützt werden.
- Thinking Meetings dienen der Festlegung der 13 Wochenzielen und sollten daher quartalsweise stattfinden. In dieser Art von Meetings werden Wachstumsstrategien überprüft, angepasst und neue Optionen identifiziert. Im Ergebnis sollten nach Thean 3 bis 5 Quartalsziele definiert werden.
- Planning Meetings dienen der Priorisierung der Aufgaben und der Überführung der Quartalsziele in konkrete Unterziele für die jeweiligen 13 Wochen.
- Doing Meetings legen die konkreten Maßnahmen, Aufgaben und gegebenenfalls die konkrete Stundenzahl fest, die pro Mitarbeiter und pro Tag zur Erreichung der Wochenziele erforderlich sind. Diese Meetings finden wöchentlich statt.
Der große Nutzen des Rhythm Konzepts liegt darin, dass alle effektive Meetings einem klaren Fokus folgen und das ganze Unternehmen in 13 Wochen Projekte gemanagt werden. Projektarbeit in kurzen Intervallen wiederum motiviert Mitarbeiter erfahrungsgemäß stärker als das Führen nach Jahreszielen.
Einfach effektive Meetings gestalten
Vorlage zum Statusreporting
Jedes Meeting bedarf einer Vorbereitung aller Teilnehmer, denn effektive Meetings sind keine Veranstaltungen in denen primär der Projektstatus ausgetauscht werden sollte. Vielmehr sollte die Meldung des Projektstatuses bereits vor dem Meeting erfolgen. Sie können dazu z.B. unsere kostenlose Excel Projektmanagement Vorlage nutzen, um den Projektstatus vor dem Meeting per Mail zu kommunizieren. Im Meeting können sich alle Teilnehmer dann darauf konzentrieren die Aufgaben zu lösen, die einen roten Projektstatus haben. Jeder Meetingteilnehmer bekommt die Frage gestellt, wie die die Sache in rot zu lösen sein könnte. Damit werden alle Teilnehmer im Meeting aktiv anstatt nur passiv anderen folgen. Zudem schlägt Thean zu Beginn jedes Meetings vor die Teilnehmer zu fragen, was das heutige Meeting zu einem erfolgreichen Meeting machen kann? Die Antworten sollten dann für alle sichtbar im Raum notiert werden.
Wir sind sicher, dass nach Theans Konzept jeder effektive Meetings gestalten kann und damit alle Teilnehmer fokussierter, produktiver und mit viel mehr Freude an Meetings teilnehmen. Wenn Ihnen dieser Artikel gefallen hat, dann empfehlen Sie ihn doch gerne weiter und abonnieren Sie unseren kostenlosen Newsletter für weitere praxisnahe und direkt anwendbare Business Tipps. Eine kompakte Dosis von bewährten Methoden und Konzepten für mehr Produktivität bieten wir zudem in unserem eintägigen Zeitmanagement Seminar. In jedem Fall viel Erfolg!
